Visioconférence : Comment bien passer à l'écran ?
Les échanges virtuels sont d'actualité, 3 experts partagent donc leurs conseils pour faire bonne impression en vidéo
Lumière, arrière plan, angle de caméra… Maîtrisez ces techniques et vous ferez bonne impression sur l’écran de vos amis, partenaires et clients, en étant à la fois élégant et professionnel. Nous avons demandé à trois pros de Houzz qui communiquent souvent de manière digitale de nous donner leurs meilleurs conseils.
Comment faire pour qu’un espace encombré passe bien à l’écran ?
« Pour une vidéo conférence, c’est important de garder une pièce propre et rangée », estime l’architecte d’intérieur Heather Brackin, basée à Tokyo au Japon. « Premièrement, faites attention à l’angle de la caméra et l’endroit où vous êtes assis. Si votre bibliothèque est en fond d’écran, par exemple, il est préférable d’aligner les livres et de bien les organiser. Je ne recommande pas de laisser des photos de famille visibles, car elles peuvent paraître trop privées pour un rendez-vous professionnel. »
L’architecte d’intérieur Rie Horiguchi, qui exerce également au Japon, partage le même avis : « Vérifiez qui n’y ait pas d’éléments qui en disent trop sur votre vie personnelle, comme des piles de papier, la lessive en train de sécher, une cuisine à moitié rangée ou tout autre chose en arrière-plan. »
Catharina Stålnacke opte généralement pour un fond d’écran « le plus neutre possible, avec une bonne lumière naturelle. Vous pouvez télécharger des fonds d’écran sur des sites comme Canva. Il est aussi important que l’espace visible soit rangé – imaginez que le client doive s’asseoir à l’opposé de vous sur la même table. Assurez-vous que la camera soit positionnée au niveau des yeux ».
« Pour une vidéo conférence, c’est important de garder une pièce propre et rangée », estime l’architecte d’intérieur Heather Brackin, basée à Tokyo au Japon. « Premièrement, faites attention à l’angle de la caméra et l’endroit où vous êtes assis. Si votre bibliothèque est en fond d’écran, par exemple, il est préférable d’aligner les livres et de bien les organiser. Je ne recommande pas de laisser des photos de famille visibles, car elles peuvent paraître trop privées pour un rendez-vous professionnel. »
L’architecte d’intérieur Rie Horiguchi, qui exerce également au Japon, partage le même avis : « Vérifiez qui n’y ait pas d’éléments qui en disent trop sur votre vie personnelle, comme des piles de papier, la lessive en train de sécher, une cuisine à moitié rangée ou tout autre chose en arrière-plan. »
Catharina Stålnacke opte généralement pour un fond d’écran « le plus neutre possible, avec une bonne lumière naturelle. Vous pouvez télécharger des fonds d’écran sur des sites comme Canva. Il est aussi important que l’espace visible soit rangé – imaginez que le client doive s’asseoir à l’opposé de vous sur la même table. Assurez-vous que la camera soit positionnée au niveau des yeux ».
Qu’en est-il des fonds d’écran trop neutres ?
Catharina Stålnacke et Rie Horiguchi pensent tous les deux que les fonds d’écran virtuels sont une bonne alternative. Mais, plusieurs choses sont aussi possibles pour donner un coup de pouce à votre environnement physique devant la caméra.
« Si l’arrière-plan semble trop clair, essayez de placer des affiches artistiques ou un joli calendrier derrière vous. Une plante est aussi une bonne idée. Si c’est trop difficile à gérer, vous pouvez très bien utiliser un fond d’écran virtuel », partage Rie Horiguchi.
Heather Brackin est du même avis : « Si le mur derrière est blanc pur, cela peut paraître trop simple. Si vous pensez qu’il faut ajouter quelque chose, un peut de verdure ou d’art peuvent être une bonne chose afin d’adoucir l’atmosphère. La position des plantes est aussi importante. Il est préférable de les avoir légèrement sur la gauche ou la droite de l’écran que directement derrière vous - vous ne voulez pas donner l’impression qu’elles poussent sur votre tête. »
Les fonds d’écran neutres ont plusieurs avantages : « J’essaie de choisir l’endroit le plus neutre possible car je veux que les clients se concentrent sur ce que je suis en train de leur communiquer, plutôt que sur les choses qui se trouvent autour de moi », estime Catharina Stålnacke.
Catharina Stålnacke et Rie Horiguchi pensent tous les deux que les fonds d’écran virtuels sont une bonne alternative. Mais, plusieurs choses sont aussi possibles pour donner un coup de pouce à votre environnement physique devant la caméra.
« Si l’arrière-plan semble trop clair, essayez de placer des affiches artistiques ou un joli calendrier derrière vous. Une plante est aussi une bonne idée. Si c’est trop difficile à gérer, vous pouvez très bien utiliser un fond d’écran virtuel », partage Rie Horiguchi.
Heather Brackin est du même avis : « Si le mur derrière est blanc pur, cela peut paraître trop simple. Si vous pensez qu’il faut ajouter quelque chose, un peut de verdure ou d’art peuvent être une bonne chose afin d’adoucir l’atmosphère. La position des plantes est aussi importante. Il est préférable de les avoir légèrement sur la gauche ou la droite de l’écran que directement derrière vous - vous ne voulez pas donner l’impression qu’elles poussent sur votre tête. »
Les fonds d’écran neutres ont plusieurs avantages : « J’essaie de choisir l’endroit le plus neutre possible car je veux que les clients se concentrent sur ce que je suis en train de leur communiquer, plutôt que sur les choses qui se trouvent autour de moi », estime Catharina Stålnacke.
Et de la lumière ?
« C’est important que la lumière soit en provenance de l’arrière de la caméra, plutôt que devant soi. La lumière naturelle du jour est préférable à un éclairage artificiel », explique encore Catharina Stålnacke.
« C’est important que la lumière soit en provenance de l’arrière de la caméra, plutôt que devant soi. La lumière naturelle du jour est préférable à un éclairage artificiel », explique encore Catharina Stålnacke.
Comment vous présentez-vous, en termes de vêtements, style ou attitude corporelle ?
« Les premières impressions sont, comme toujours, très importantes. Soyez calme, serein et représentatif », poursuit Catharina Stålnacke. « Adoptez la même attitude que si vous étiez dans un rendez-vous en face-à-face, ayez un agenda clair et écoutez le client. Prenez conscience du langage de votre corps. Votre style est très personnel, mais votre travail en tant qu’architecte d’intérieur est de trouver le style du client ».
« Les premières impressions sont, comme toujours, très importantes. Soyez calme, serein et représentatif », poursuit Catharina Stålnacke. « Adoptez la même attitude que si vous étiez dans un rendez-vous en face-à-face, ayez un agenda clair et écoutez le client. Prenez conscience du langage de votre corps. Votre style est très personnel, mais votre travail en tant qu’architecte d’intérieur est de trouver le style du client ».
Quels conseils donneriez-vous aux familles avec de jeunes enfants ou des animaux pour que les vidéoconférences ne soient pas interrompues ?
« J’ai entendu beaucoup de gens dire qu’il était difficile de se concentrer sur son travail avec des enfants à la maison. Une manière de trouver un endroit calme est d’éviter le salon ou la salle à manger et de placer une petite table dans la chambre », propose Heather Brackin.
« Si vous choisissez la chambre, évidemment, asseyez vous dans une position où les autres personnes de la conférence vidéo ne pourront pas voir votre lit. Évitez d’avoir une porte en arrière-plan car il est possible que des membres de la famille entrent par erreur. »
« J’ai entendu beaucoup de gens dire qu’il était difficile de se concentrer sur son travail avec des enfants à la maison. Une manière de trouver un endroit calme est d’éviter le salon ou la salle à manger et de placer une petite table dans la chambre », propose Heather Brackin.
« Si vous choisissez la chambre, évidemment, asseyez vous dans une position où les autres personnes de la conférence vidéo ne pourront pas voir votre lit. Évitez d’avoir une porte en arrière-plan car il est possible que des membres de la famille entrent par erreur. »
Arrivez-vous à offrir le même niveau de service en visioconférence qu’en face-à-face ?
« C’est une expérience différente, mais à laquelle nous devons nous habituer », estime Catharina Stålnacke. « Je pense qu’une réunion physique est toujours plus enrichissante et qu’il peut être difficile de présenter des matériaux, couleurs et produits. Mais, au final, le résultat est le même, et il est aussi pratique pour le client d’avoir des e-mails avec toutes les informations. Je pense que les réunions digitales et le travail à distance sont le futur, puisqu’il est désormais facile de le faire sur le plan technique et que cela permet d’avoir une base de clients plus large. »
ET VOUS ?
Comment faites-vous pour réussir vos rendez-vous en visio ?
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Comment communiquer avec vos clients pendant le confinement ?
Gérer son activité face à l’incertitude liée au COVID-19
« C’est une expérience différente, mais à laquelle nous devons nous habituer », estime Catharina Stålnacke. « Je pense qu’une réunion physique est toujours plus enrichissante et qu’il peut être difficile de présenter des matériaux, couleurs et produits. Mais, au final, le résultat est le même, et il est aussi pratique pour le client d’avoir des e-mails avec toutes les informations. Je pense que les réunions digitales et le travail à distance sont le futur, puisqu’il est désormais facile de le faire sur le plan technique et que cela permet d’avoir une base de clients plus large. »
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L’architecte d’intérieur Catharina Stålnacke, de PureCathis, habite à Luleå, au nord de la Suède, mais utilise les outils digitaux pour travailler avec des clients à travers toute la Suède et dans le reste du monde. Elle recommande d’adapter le choix de la plateforme utilisée en fonction des préférences des clients.
« Cela dépend de la situation et du métier, mais j’utilise souvent Zoom et Microsoft Teams. C’est aussi parfois plus simple de faire un FaceTime avec les gens lorsque nous n’avons pas besoin de partager des mood-boards ou des plans. C’est même trop pour certains clients, avec qui j’utilise juste les e-mails. Quoi qu’il en soit je choisis ce qui convient le mieux au client ! Assurez-vous simplement de ne pas avoir de problème technique pendant la réunion et que la connexion est bonne », explique-t-elle.